A nota fiscal é um documento oficial que comprova uma transação comercial de compra e venda de produtos ou serviços. A nota fiscal tem várias funções importantes:
- Serve como comprovante legal da transação entre vendedor e comprador
- Ajuda no controle financeiro de empresas e pessoas físicas
- Permite ao governo acompanhar e fiscalizar o recolhimento de impostos
- Garante os direitos do consumidor, sendo essencial para trocas e garantias
Existem diferentes tipos de notas fiscais:
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): usada principalmente para venda de produtos
- NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica): específica para prestação de serviços
- NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica): emitida em vendas para consumidor final. É o chamado cupom fiscal.
Uma nota fiscal contém informações importantes como:
- Dados do vendedor e do comprador
- Descrição dos produtos ou serviços
- Valores e impostos
- Data e hora da transação
- Número de série e chave de acesso (no caso das notas eletrônicas )
As notas fiscais eletrônicas substituem a nota fiscal modelo 1 / 1A em papel e sua emissão é digital seja através de softwares próprios ou através do site das secretarias estaduais da fazenda que oferecem este serviço.
A emissão de uma nota fiscal eletrônica quando realizada através de software próprio ocorre da seguinte forma :
- O operador , em seu software, preenche os dados da nota como : dados do emitente, dados do destinatário, data de emissão, número e série da nota, produtos com respectivos valores , quantidades e informações relacionadas aos impostos, informações de transporte e outras.
- Estando com os dados completos, o operador comanda o envio da nota a SEFAZ de seu estado.
- A SEFAZ então poderá autorizar a nota ou rejeitar a mesma. Caso a nota seja autorizada, a SEFAZ devolverá ao software emissor um arquivo padrão XML contendo os dados originais e outras informações como o protocolo de autorização. Este arquivo XML deverá ser armazenado por 5 anos conforme estabelece a legislação. Uma cópia do arquivo XML deverá ser encaminhada ao cliente e para que a carga seja transportada, deverá ser emitido o DANFE ( Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica ). O DANFE contém dados gerais da nota e sua chave de acesso. Esta chave de acesso será usada pelos fiscais, para consultar os dados completos da nota no Portal da NF-e, caso a carga passe por alguma inspeção. Caso a nota seja rejeitada , a Receita informará a causa da rejeição possibilitando que o problema seja corrigido e a emissão seja feita com sucesso em novo envio.