O que são o Plano de Contas e os Centros de Custos ?
Quando se trata do controle financeiro da fazenda, ou de qulquer empresa, além do registro diário das transações de compra e venda, é fundamental classificarmos cada despesa ou receita ocorrida.
Por exemplo, vamos imaginar que estamos registrando algumas despesas como no exemplo abaixo :
| Data da nota | Fornecedor / cliente | Funcionário | Valor R$ | Produto | Centro de custos | Plano de contas |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 10/04/2024 | Agrotec Insumos Ltda | 500.000,00 | Sementes de soja | Agricultura | Compra de sementes | |
| 11/04/2024 | Pectech Agro | 2.300,00 | Ivomec | Pecuária | Compra de medicamentos | |
| 12/04/2024 | João da Silva | 1.800,00 | – | Agricultura | Salários | |
| 12/04/2024 | José da Silva | 2.300,00 | – | Pecuária | Salários |
Veja que para cada ítem adquirido temos sempre a informação referente a destinação do produto / serviço ( o centro de custos ) e a natureza da despesa / receita ( a conta do plano de contas ). No caso da conta “Salários” houve o pagamento a um funcionário que presta serviços apenas na pecuária e um pagamento a um funcionário que presta serviços apenas na agricultura. Neste caso temos que o total de despesas com a conta “Salários” foi de R$ 4.100,00 ( 2.300,00 + 1.800,00 ) e por termos também indicado em cada ítem o centro de custos, sabemos também a origem dos gastos na conta “Salários” que foram de R$ 1.800,00 no centro de custos “Agricultura” e de R$ 2.300,00 no centro de custos “Pecuária“.
Porque devemos classificar as receitas e despesas ?
Mais que sabermos se gastamos muito ou pouco em um determinado período é importante sabermos como e onde gastamos.
O Plano de Contas indica o TIPO das receitas ou despesas
Exemplos de ítens de um plano de contas :
- DESPESAS COM PESSOAL
- GASTOS COM COMBUSTÍVEL
- GASTOS COM MANUTENÇÃO DE MÁQUINAS
- RECEITAS COM VENDA DE SOJA
- RECEITAS COM VENDA DE GADO
Os Centros de Custos indicam ONDE ocorreram as receitas ou despesas
Vamos imaginar por exemplo, uma fazenda imaginária de nome Fazenda Santa Isabel e nesta fazenda, as atividades são agricultura e pecuária. Nesta fazenda também há uma área administrativa.
Nesta fazenda teríamos 3 centros de custos que seriam : AGRICULTURA , PECUÁRIA e ADMINISTRAÇÃO.
Neste caso por exemplo, quando houver o pagamento a um funcionário, poderemos definir a conta como DESPESAS COM PESSOAL e o centro de custos será aquele no qual o funcionário estiver alocado como por exemplo AGRICULTURA.
Classificando adequadamente cada receita ou despesa, poderemos a qualquer tempo gerar relatórios gerenciais mostrando não apenas os montantes totais de receitas e despesas ocorridas mas também o tipo destas receitas e despesas e em qual setor da fazenda elas ocorreram.
Desta forma, vamos supor que os gastos em um semestre estiveram acima do esperado. Para entender a causa do problema, precisaremos saber a natureza e onde estes gastos ocorreram.
Gastos acima do esperado com a conta MANUTENÇÃO DE MÁQUINAS podem indicar problemas na gestão do maquinário. Gastos com a conta DESPESAS COM PESSOAL que tenham subido podem ser apenas consequência do aumento da equipe por ter ocorrido aumento das áreas plantadas e início de novas atividades produtivas.
Exemplo de possíveis ítens em um PLANO DE CONTAS :
- Compra de insumos
- Despesas com combustíveis
- Despesas com pessoal
- Manutenção de máquinas
- Receita com venda de soja
- Receita com venda de gado
Naturalmente o exemplo acima mostra um plano de contas bastante reduzido e normalmente há uma quantidade maior de ítens em um plano de contas real.
Por outro lado, fazendas que estão iniciando a implantação de um sistema de gestão como o FarmPlus, não precisam se preocupar em iniciar seus trabalhos partindo de um plano de cotas com dezenas de contas já que o FarmPlus possibilita tando o refinamento gradual desta estrutura quanto a reformulação da mesma ao longo do tempo.
O arquivo em formato PDF que você por acessar usando este link exemplifica uma estrutura de um plano de contas mais completo e aplicável a fazendas operando como agricultura e pecuária.
Exemplo de possíveis CENTROS DE CUSTOS :
- Administração
- Agricultura
- Pecuária
Esta estrutura de centros de custos, muito embora bastante simples, atende a um grande número de fazendas de forma independente de seu porte.
Ciclos de produção ( Exemplo : SOJA 2024/2025 , MILHO SAFRINHA ) e máquinas ( TRATOR NR. 1, COLHEITADEIRA NR 10, etc ) não devem ser colocados como ítens da estrutura de centros de custos já que seu controle de custos será feito específicamente através das lavouras e máquinas cadastradas no módulo agrícola do FarmPlus.