Download dos arquivos XML das NFe na Receita Federal

A possibilidade de fazer o download das notas emitidas pelos fornecedores é da maior importância em qualquer empresa.

Este recurso é importante por duas razões :

  • Por segurança
  • Por facilitar o trabalho da área financeira

Aspectos relacionados a segurança

O sistema de emissão das notas fiscais eletrônicas é nacional. A emissão das NF-e ocorre sempre a partir das SEFAZ de cada estado.

Para que uma nota seja emitida, o software emissor da empresa que está vendendo, prepara a mesma e pede autorização a SEFAZ de seu estado. Sendo a autorização concedida, a nota é emitida, é gerado então o DANFE ( documento auxiliar da nota fiscal eletrônica ) que deverá seguir junto com as mercadorias no trajeto até o destino e em seguida uma cópia da nota é enviada pela SEFAZ a Receita Federal, onde por meio do Portal da NF-e as notas ficam disponíveis para consulta aos interessados que tenham direito de acesso as mesmas.

Desta forma, quando uma nota é emitida ocorrem os seguintes eventos :

  1. A empresa prepara a emissão em seu software a partir de dados como as informações do vendedor, informações do comprador, produtos comercializados, informações relacionadas a impostos, transporte das mercadorias e outras, dentro de um layout padrão.
  2. O software emissor envia as informações da nota a SEFAZ de seu estado solicitando autorização para emitir a nota.
  3. Ocorrendo a autorização para emissão da nota, o arquivo XML assinado digitalmente pelo emissor é gerado sendo este o documento que deve ser armazenado dentro dos prazos definidos pela Receita.
  4. A empresa que emitiu a nota deverá então gerar o DANFE de forma a que o mesmo acompanhe as mercadorias em seu trajeto até o destino.
  5. A SEFAZ então envia as informações da NFe para o ambiente nacional que é gerenciado pela Receita Federal o qual centraliza as notas fiscais emitidas em todos os estados do Brasil.

As notas ficam então, de forma independente do estado onde tenham sido geradas, armazenadas de forma centralizada no ambiente nacional, podendo ser consultadas através do Portal da NFe.

Estando todas as notas acessíveis em um ambiente único, é possível então a qualquer empresa ou pessoa física consultar as NFe emitidas para seu CPF ou CNPJ de forma a detectar se houve eventualmente alguma emissão indevida.

O Manifesto do Destinatário

Através do manifesto do destinatário, a Receita Federal permite que ações como a confirmação ou contestação da nota sejam realizadas pela empresa ou pessoa física destino. Estas ações são normalmente realizadas através de softwares próprios podendo também ser realizadas no Portal da NFe.

Tipos de Manifestação

1. Confirmação da Operação

  • Confirma que recebeu a mercadoria/serviço conforme descrito na NFe
  • Indica concordância com os dados da nota

2. Ciência da Operação

  • Apenas toma conhecimento da NFe
  • Não confirma nem contesta a operação

3. Desconhecimento da Operação

  • Informa que não tem conhecimento da operação
  • Pode indicar possível uso indevido do CNPJ

4. Operação não Realizada

  • Confirma que a operação descrita na NFe não foi realizada
  • Pode ser usado em casos de cancelamento ou erro

Através então desta manifestação e tendo acesso a todas as emissões no Portal da NFe ou por meio de software próprio, qualquer empresa pode ter conhecimento das notas a ela destinadas e em caso de emissão indevida, contestar a operação.

Aspectos relacionados a praticidade no setor financeiro

A partir do momento em que é feita a manifestação de ciência da operação ( lembrando que a ação de dar ciência não é concordar com a emissão mas apenas registrar que sabemos que houve aquela emissão ) para uma nota o download do arquivo XML da mesma é autorizado.

Através do arquivo XML, um software de gestão de fazendas como o Farmplus , poderá então realizar ações como :

  1. Fazer o download do arquixo XML da NFe
  2. Separar as notas direcionadas a cada fazenda através da inscrição estadual das mesmas.
  3. Cadastrar os dados do emitente da NFe ( nome ou razão, endereço, CNPJ, etc )
  4. Cadastrar os produtos de cada nota
  5. Cadastrar no financeiro a transação completa relacionada a cada nota
  6. Cadastrar as contas a pagar a partir das informações registradas na nota

A partir deste registro, é necessário fazer a revisão de cada transação lançada no sistema de forma a complementar ou corrigir estas informações em relação a pontos como :

No Farmplus – Gestão de Fazendas, esta revisão é chamada de conciliação.

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